Le choix d’un logiciel est une tâche longue et difficile pour les propriétaires et les gestionnaires de petites entreprises. Le nombre d’options disponibles, la nécessité d’évaluer chaque produit et la crainte de choisir la mauvaise solution peuvent être accablants. Étant donné les ressources limitées des petites entreprises, il est crucial de prendre la bonne décision dès la première fois. Pour y parvenir, suivez ces étapes de sélection de logiciels pour votre petite entreprise.
Achetez toujours légalement et enregistrez vos logiciels
L’enregistrement de votre matériel et de vos logiciels achetés légalement peut vous procurer des avantages supplémentaires, tels que des mises à niveau, une assistance, des modules complémentaires, des plug-ins et des outils utiles. Pour les utilisateurs de Windows, l’enregistrement du logiciel est nécessaire pour télécharger d’importants Service Packs et mises à jour. En revanche, un logiciel piraté sans licence appropriée peut avoir un impact négatif sur les performances du logiciel, en provoquant des blocages, des plantages et des conflits avec d’autres programmes. Cela affecte la productivité des employés et les résultats financiers et expose les entreprises à des conséquences juridiques et à des peines de prison potentielles dans certains pays.
Tenez compte de l’utilisateur et de l’objectif visé lors du choix de l’appareil.
Lorsque vous sélectionnez du matériel et des logiciels pour votre entreprise, il est crucial de tenir compte de la fonction et de l’utilisateur prévus. Des rôles différents exigent des spécifications informatiques différentes ; par exemple, un ordinateur utilisé pour l’ingénierie Pro-E, Auto-CAD ou le graphisme sera différent de celui utilisé par une réceptionniste, un comptable ou un vendeur. Contrairement à un PC standard, un serveur d’entreprise est un type d’ordinateur distinct qui prend en charge toutes les opérations et les périphériques de l’entreprise. Les composants d’un serveur sont construits pour supporter une charge de travail plus importante, et l’utilisation d’un PC ordinaire à la place peut entraîner une défaillance du système, provoquant des temps d’arrêt qui ont un impact négatif sur les résultats de l’entreprise.
Garantie et plans d’assistance
Pour les professionnels qui ont l’intention d’utiliser leur ordinateur à des fins professionnelles pendant au moins trois ans, il est recommandé de rechercher une garantie offrant une période de couverture plus longue. Alors qu’une garantie standard d’un an du fabricant peut suffire pour la plupart des consommateurs généraux, les utilisateurs professionnels devraient également envisager des options d’assistance sur site. L’assistance sur site avec un service le jour même ou le lendemain est essentielle pour les professionnels qui ne peuvent tolérer un temps d’arrêt important en cas de panne de leur ordinateur. Les plans d’assistance aux consommateurs nécessitent souvent d’envoyer l’ordinateur à un dépôt ou de poster un ordinateur portable pour réparation, ce qui n’est pas forcément réalisable pour les professionnels qui ont besoin d’un ordinateur fiable.
Équipement et connexion réseau
Pour les entreprises disposant d’un serveur, un réseau câblé est essentiel. Même si vous réalisez la plupart de vos activités en ligne, la mise en place d’un réseau câblé et/ou sans fil dans votre bureau est bénéfique. La mise en place d’un réseau est simple et ne nécessite qu’un serveur avec un système d’exploitation comme Windows Small Business Server. Avec le système d’exploitation du serveur, vous pouvez créer des comptes d’employés, définir des mots de passe et contrôler les autorisations de fichiers et de dossiers pour réguler l’accès aux données.
Différents routeurs sont disponibles pour répondre aux besoins de votre entreprise, et il est crucial de rechercher des conseils pour choisir le bon. Si votre entreprise ne nécessite pas de serveur, un routeur sans fil peut être connecté à votre connexion Internet à large bande. Cela vous permettra à vous, à vos employés ou même à vos invités d’accéder à Internet. Vous pouvez fournir un accès gratuit ou payant, selon les besoins de votre entreprise.
Vidéo et écrans
Lors du choix d’un moniteur et de la taille de l’écran, il est essentiel de tenir compte de vos besoins. Un ordinateur portable est suffisant si vous prévoyez d’utiliser l’ordinateur principalement pour écrire et pour les fonctions de bureau de base. Toutefois, les spécifications d’un ordinateur portable de base ne répondront à vos besoins que si vous faites partie d’une entreprise de rédaction ou de conception graphique. Les professionnels de l’industrie graphique et des jeux vidéo ont besoin d’une carte vidéo dédiée pour des performances vidéo et graphiques optimales. En revanche, un processeur vidéo intégré sur la carte mère devrait suffire pour les tâches professionnelles courantes.
L’utilisation d’un moniteur externe avec votre ordinateur portable peut améliorer considérablement la productivité, en particulier si votre ordinateur portable a une taille d’écran inférieure à 17″. La connexion d’un moniteur externe à votre ordinateur portable est fortement recommandée si celui-ci sert d’ordinateur de travail principal.